Le Cercle des Immortels

Tous les Mercredi et Vendredi à partir de 20h30

Réglement intérieur du Cercle des Immortels

Règlement intérieur du Cercle des Immortels, association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901.

Préambule

Ceci constitue le règlement intérieur de l’association Le Cercle des Immortels. Conformément aux statuts de l’association, il est établi et voté par le bureau. Tout adhérent s’engage au vu des statuts et du règlement intérieur de l’association.

Statuts des membres (Complément Art 2.6)

Définitions

Ces définitions complète celle des statuts.

Membre actif

Un membre actif à le droit de participer aux soirées, bénéficie des offres de réductions et des avantages de l’association et à une voix lors des AG normales et extraordinaires. Il est couvert par notre assurance en cas de problème sur une de nos manifestations. Il doit s’acquitter de sa cotisation chaque année.

Membre d’honneur

Un membre d’honneur est un ancien membre plein ayant, d’une manière ou d’une autre, rendu de grands services à l’association. Il peut participer aux soirées sans avoir à payer sa cotisation. Il ne peut par contre ni emprunter ni avoir accès aux offres et avantages de l’association. Il n’a pas de droit de vote lors des AG normales mais peux voter lors des AG extraordinaire. Il est couvert par notre assurance lors de nos manifestations s’il y participe côté organisation.

Membre éphémère

Un troisième statut est ajouté via le règlement intérieur, celui des membres éphémères. Ce statut est accordé à tout bénévole ne faisant pas parti de l’association mais aidant à la mise en place de nos manifestations sous l’égide du cercle. Ce membre n’a pas de cotisation à payer. Il a le droit de venir au cercle le temps de la préparation de la manifestation, lors de celle-ci, et pour le débriefing qui la suivra. Il ne peut pas emprunter de jeux et ne peux avoir accès aux offres. Ce statut ne confère pas de droit de vote mais autorise à être couvert par notre assurance lors de nos soirées et manifestations.

Agrément des nouveaux membres

Toute personne peut faire la demande pour intégrer l’association. Les personnes désirant adhérer doivent remplir un bulletin d’adhésion et s’acquitter de la cotisation. Une fois leurs (pré)inscription en ligne effectué sur https://www.lecercledesimmortels.org, celle-ci est validé par un membre du bureau lors du paiement de la cotisation. Une carte de membre est remis à l’adhérant à l’issu de ce processus.

Démission – Exclusion – Décès d’un membre

  • La démission doit être adressée au président de l’association par lettre simple ou email. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
  • Comme indiqué à l’article «7»des statuts, la radiation d’un membre peut être prononcée par le bureau, pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
    • la non-participation aux activités de l’association ;
    • une condamnation pénale pour crime et délit ;
    • toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
  • En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion.
  • En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
  • La cotisation versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

Cotisations

La cotisation à l’association est fixée à 10 € par an.

Elle est valable jusqu’à la prochaine assemblée générale, en septembre de chaque année. Elle ouvre le droit au statut de membre actif. La cotisation passe à mi tarif (donc 5 €) à partir du 1er Juin de chaque année. Un nouvel arrivant à droit à deux séances gratuites afin de déterminer si l’association lui conviens en termes de services et d’ambiance. Le décompte des membres actifs afin de calculer le quorum nécessaire aux AG se fait le jour de l’envoi de la convocation pour ladite assemblée.

Communication officielle interne

Sauf mention contraire dans les statuts ou le règlement (en particulier, adhésion et démission), les communications se font par voie numérique dès que possible, sauf demande contraire, motivée, de l’adhérent concernant la communication lui étant destinée. Les adhérents choisissent librement d’utiliser la voie numérique ou la voie postale pour leur communication avec le bureau ou un de ses membres.

Traitement des informations sur les membres

La liste des membres n’est pas publique et n’est pas diffusé en dehors du bureau de l’association, ainsi que pour les candidats en période d’élection, comme précisé dans la loi. L ’association n’est pas autorisée à publier, les informations personnelles du membre sans son accord, i.e. toute information en dehors de ses noms et prénoms.

Lors de l’adhésion, l’association demande les informations suivantes concernant l’adhérent : - nom et prénoms, - adresse postale complète et tout autre moyen de communication permettant de la joindre (la possession d’une adresse email est fortement recommandée), - téléphone, Ces informations font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat l’association. En application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978, les membres bénéficient d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui les concernent auprès du secrétaire de l’association.

L’adhérent s’engage à porter à la connaissance de l’association toutes modifications portant sur son adresse postale, adresse électronique, téléphone.

Assemblée générale

L’assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, se déroule, de préfèrence, en présence physique des adhérents. Les rapports moraux et financiers sont mis à disposition des adhérents lors de l’assemblée générale. Un compte-rendu de l’assemblée générale est envoyé aux adhérents quinze jours après l’assemblée générale.

Les membres qui ne pourraient se rendre à l’assemblée générale peuvent s’y faire représenter. Ils doivent pour cela transmettre un pouvoir signé à un autre membre, et indiquer au secrétaire leur souhait de se faire représenter. Le nombre de pouvoirs par membre est limité à cinq.

Les votes s’effectuent à main levée. Toutefois, si un membre au moins en fait la demande, le vote a lieu à bulletin secret. Le dépouillement est effectué par le secrétaire sortant, sous contrôle du président sortant.

Déclaration de candidature

Les candidatures au bureau doivent être présenté durant l’assemblée générale. Celles-ci devront être accompagnées d’une présentation du candidat, et éventuellement d’une profession de foi.

Définition du bureau élargi

Le bureau élargi est composé de membres actifs du cercle aidant le bureau à la bonne tenue et à la dynamisation de l’association. Nommés par le président, ils ont des droits et responsabilités élargis. N’importe qui au bureau élargi peux faire une fermeture.

Règles d’emprunts des jeux

Pour pouvoir emprunter un jeu, il faut posséder sa carte de membre. On ne peut emprunter que deux jeux maximum à la fois. L’emprunt ne peux excéder une semaine. L’emprunt, tout comme le retour, dois être notifier par un membre du bureau ou l’intendante dans le cahier des emprunts. Un contrôle du jeu peut être réalisé à tout moment pour vérifier qu’il ne manque aucun élément. En cas de perte ou de dégradation d’élément du jeu lors d’un emprunt, le rachat ou la restitution est à la charge de l’adhérent. Le non-respect de ces clauses peut entrainer par le bureau la suspension temporaire ou définitive pour le membre de son droit d’emprunt voire une exclusion pour les cas aggravés. Pour tout nouveau jeu de la ludothèque, il faut attendre deux semaines avant de pouvoir l’emprunter. Enfin le bureau se réserve le droit de geler les emprunts durant une période définie.

Délégation de la présidence (Complément Article 3.12 des statuts)

En cas d’absence prolongé ou indisposition, le président peut déléguer sa représentation et l’ordonnances des dépenses au Vice-Président. Cette délégation peut s’étendre selon les différentes manifestations au secrétaire pour la représentation et au trésorier pour l’ordonnance des dépenses.

Snack

L’association tiens à disposition de ses adhérents un bar/snack lors de ses ouvertures régulières et de certaines manifestations. Les prix sont définis de sorte à ne pas vendre à perte sans faire de gros bénéfices. Aucune vente ni consommation d’alcool n’est tolérée lors de soirées. Le barème des tarifs est disponible sur simple demande auprès du bureau.